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/ Shareware Gold 2 / Shareware Gold II - Volume 2 Number 1 - Wayzata Technology (7071) (1991).iso / business / pinky / pinky.doc next >
Text File  |  1990-11-18  |  12KB  |  274 lines
  1. WELCOME
  2.  
  3.    The Telephone Message System "PINKY" is perfect for secretaries and 
  4.    receptionists.  It is a fancy replacement for those pink slips of
  5.    message paper that clutter an office.   It is memory resident,
  6.    meaning that it will "popup" over any running application.
  7.  
  8.    PINKY is activated by pressing a "hotkey" combination.  Once activated 
  9.    you can take messages or retrieve messages.  Each retrieved message 
  10.    can then be "marked" as the call is returned or processed. 
  11.  
  12.    This version of PINKY allows you to take and retrieve an unlimited 
  13.    number of phone messages.   You can send the output to the printer or
  14.    a file.  This version is not crippled in any way.
  15.  
  16.  
  17. SYSTEM REQUIREMENTS:
  18.  
  19.  
  20.    DOS 2.0 or greater is required.  To use the background printing
  21.    option you must have DOS 3.0 or greater, otherwise you must first 
  22.    send the output to a file then print the output file from DOS.
  23.  
  24.    Background printing allows you to continue to simultaneously run 
  25.    your application while the phone message slips are being printed.
  26.  
  27.    PINKY uses 64K of available RAM memory.
  28.  
  29.    It is important that the correct DATE and TIME be set before running 
  30.    PINKY. 
  31.  
  32.  
  33. COMMAND USAGE
  34.  
  35.  
  36.    Simply enter "PINKY" at the DOS prompt.  The telephone message 
  37.    system will load itself into memory.  If you wish to change the 
  38.    default key assignments or file in which the telephone numbers are 
  39.    stored you can specifiy this on when starting PINKY. 
  40.  
  41.        C> PINKY <CR>
  42.  
  43.    To activate PINKY, press the LEFT SHIFT and ALT keys simultaneously.
  44.  
  45.    From the DOS prompt first load the PRINT command into memory.  Press 
  46.    ENTER when prompted for the "list device".  You must run the PRINT 
  47.    program for background printing to be enabled.  
  48.    
  49.    You only need to do this when first booting up the machine.  Background
  50.    printing is available for DOS 3.0 and greater only.
  51.  
  52.        C> PRINT 
  53.        Name of list device [PRN]:
  54.        C>
  55.  
  56.  
  57. CHANGING DEFAULTS
  58.  
  59.  
  60.     PINKY creates a file or uses the file "PHONE.MSG" in the current directory
  61.     when starting up.  To change the default file name simply specify a 
  62.     different name from the command line:
  63.  
  64.         C> pinky d:newfile.msg
  65.  
  66.     To change the default Hot key assignment enter :
  67.  
  68.         C> pinky -k #
  69.  
  70.         where # is one of 
  71.  
  72.                3  -  Right Shift + Left Shift
  73.                5  -  Right Shift + Ctrl
  74.                6  -  Left Shift + Ctrl
  75.                9  -  Right Shift + Alt
  76.               10  -  Left Shift + Alt (default)
  77.               12  -  Ctrl + Alt
  78.  
  79.  
  80. PERIODIC MAINTENANCE
  81.  
  82.  
  83.     You may periodically wish to archive the old PHONE.MSG file and delete
  84.     it as it will continue to grow and grow as phone calls are added to the
  85.     phone message database.
  86.  
  87.         C> COPY PHONE.MSG A:
  88.         C> DEL PHONE.MSG
  89.  
  90.  
  91. DAILY USAGE
  92.  
  93.                       +===============================+
  94.                       |         Phone Messages        |
  95.                       |-------------------------------| 
  96.                       |    F1 - Take a message        | 
  97.                       |                               | 
  98.                       |    F2 - Retrieve messages     | 
  99.                       |                               | 
  100.                       |   ESC - Exit                  | 
  101.                       |-------------------------------| 
  102.                       | (c) 1988 E Trujillo Software  |
  103.                       +===============================+
  104.  
  105.  
  106.    This screen appears whenever the HOTKEY (LEFT SHIFT & ALT pressed
  107.    simultaneously) is pressed. Press F1 to take a message and F2 to 
  108.    retrieve your messages.
  109.  
  110.  
  111.                     +=======================================+ 
  112.                     | 07:22am  | Take a Message  | 09/21/88 | 
  113.                     |---------------------------------------| 
  114.                     | TO:       EFH                         | 
  115.                     | FROM:     Mark Jones                  | 
  116.                     | COMPANY:  Jones Ice Cream             | 
  117.                     | PHONE:    887-9222       EXT:         | 
  118.                     | MESSAGE:  needs to know about         | 
  119.                     |           shipment of ice             | 
  120.                     |---------------------------------------| 
  121.                     |*F1 - Phoned        |   F2 - Urgent    | 
  122.                     |*F3 - Please call   |   F4 - Will call | 
  123.                     | F5 - Returned call |                  | 
  124.                     |---------------------------------------| 
  125.                     | ESC - Do not save     F10 - Save      | 
  126.                     +=======================================+ 
  127.  
  128.  
  129.    Upon pressing F1 (Take a message) from the INTRO SCREEN the above
  130.    screen will appear with today's date and time.  Fill in the fields and 
  131.    press F10 to save.  There is no need to capitalize the first letter of
  132.    the words in the TO, FROM, and COMPANY fields ... PINKY will do it 
  133.    for you.  Press ESC to abort.
  134.  
  135.  
  136.                     +======================================+
  137.                     |          Retrieve Messages           |
  138.                     |--------------------------------------|
  139.                     |  NAME:                               |
  140.                     |                                      |
  141.                     |  FROM:  10/11/88 THRU:  10/18/88     |
  142.                     |--------------------------------------|
  143.                     |  F1 - All messages selected          |
  144.                     |  F2 - Marked messages selected       |
  145.                     | *F3 - Unmarked messages selected     |
  146.                     |--------------------------------------|
  147.                     | *F5 - Scrn  F6 - Printer  F7 - File  |
  148.                     |--------------------------------------|
  149.                     | F10 - Retrieves messages  ESC - Exit |
  150.                     +======================================+
  151.  
  152.  
  153.    Upon pressing F2 (Retrieve Messages) from the INTRO SCREEN, the above
  154.    screen will appear.  You may enter the first few characters of the name
  155.    to match (upper & lower case is fine).  Leave the NAME field blank to
  156.    select ALL phone messages.  Move the cursor to the FROM and THRU date 
  157.    fields to respecify a date range.  The dates will be set to today
  158.    by default.  Press F10 when ready to retrieve messages.
  159.  
  160.    Press F1, F2 or F3 to select all messages, those messages previously 
  161.    marked, or unmarked messages only.  The default selection is F3.
  162.  
  163.    Press F5, F6 or F7 to change the output destination.  If F6 is pressed,
  164.    the output will be sent to a file which you specify.  You can then
  165.    edit the output file.  If F7 is pressed, the output will be sent directly
  166.    to the printer.  You must be running DOS 3.0 and have loaded PRINT for
  167.    this option to work properly.
  168.  
  169.  
  170.                     +======================================+
  171.                     |          Retrieve Messages           |
  172.                     |--------------------------------------|
  173.      +===================================================================+
  174.      | TO                    FROM                  PHONE       UNMARKED  |
  175.      |-------------------------------------------------------------------|
  176.      | Ed                    Charlene              247-1611       X      |
  177.      | 10/13/88  04:31pm     OF:                                         |
  178.      |                       MESG:   need help today                     |
  179.      |                                                                   |
  180.      |-------------------------------------------------------------------|
  181.      |  *Phoned   *Please Call    Returned Call    Urgent    Will Call   |
  182.      |-------------------------------------------------------------------|
  183.      |   F1 - Mark   F2 - Unmark   SPACE BAR - Next match   ESC - Exit   |
  184.      +===================================================================+
  185.  
  186.    This screen appears if the F10 key is pressed from the Retrieve Message
  187.    screen.  Press the SPACE BAR for the next match, ESC to quit.  Press
  188.    the F1 key to mark those messages previously read and the F2 key to 
  189.    unmark the message.
  190.  
  191.  
  192. PRINTING 
  193.  
  194.    The output to a file or the printer looks like:
  195.  
  196. +-------------------------------------+ +-------------------------------------+
  197. | 10/13/88                    04:31pm | | 10/13/88                    10:37pm |
  198. |                                     | |                                     |
  199. | TO:      Ed                         | | TO:      Ed                         |
  200. | FROM:    Charlene                   | | FROM:    David                      |
  201. | COMPANY:                            | | COMPANY:                            |
  202. | PHONE:   247-1611        EXT:       | | PHONE:                   EXT:       |
  203. |                                     | |                                     |
  204. |   need help today                   | |                                     |
  205. |                                     | |                                     |
  206. |                                     | |                                     |
  207. | *Phoned *Please call  Returned call | |  Phoned  Please call  Returned call |
  208. |  Urgent  Will call    UNMARKED      | |  Urgent  Will call    MARKED        |
  209. +-------------------------------------+ +-------------------------------------+
  210.  
  211.   When PINKY starts printing, it stores the output to a temporary file in
  212.   the directory where PINKY was started.  The temporary file is called 
  213.   TMS$$$$$.$$$.  The output is placed there then the PRINT command is 
  214.   used to print the file in a background mode.  Six messages are printed 
  215.   per 8 1/2 by 11 inch sheet of paper.
  216.  
  217.  
  218. TECHNICAL CONSIDERATIONS & CAVEATS
  219.  
  220.  
  221.    If you have any experience with using different memory resident programs also
  222.    known as TSR programs, you should be aware that TSR programs don't often 
  223.    cooperate with each other.  It is a literal jungle in RAM memory where many 
  224.    TSR programs are competing for interrupts and memory - hopefully not the 
  225.    same memory.  If the machine crashes, try changing the order in which you
  226.    install your TSR's or use one of the shareware TSR management programs to 
  227.    selectively remove and install TSR's.
  228.  
  229.    PINKY will not come up if the screen is in graphics mode or any mode other
  230.    than 80 columns x 25 rows.
  231.  
  232.    PINKY is provided AS IS, with no warranty expressed or implied. E Trujillo 
  233.    Software specifically disclaims any and all warranties included but not 
  234.    limited to fitness for a particular purpose.  In no event shall E Trujillo 
  235.    Software be liable for any loss of profit or any other commercial damage, 
  236.    including but not limited to special, incidental, consequential or other 
  237.    damages.
  238.  
  239.  
  240. SHAREWARE
  241.  
  242.  
  243.    This program is distributed as shareware, meaning that you can try it 
  244.    before you buy it.  It is not in the public domain.  Make sure it works 
  245.    on your configuration and that you are satisfied with it before deciding 
  246.    to register.  The price is $10.
  247.  
  248.    E Trujillo Software also offers several other products including:
  249.  
  250.        o  Contact Plus contact management system
  251.             Contact Plus was called the BEST BUY OF THE YEAR by 
  252.             Business Marketing Magazine in January 1989.
  253.  
  254.             Contact Plus was also called BEST SHAREWARE OF 1990 by
  255.             PC World magazine in the October 1990 issue.
  256.  
  257.        o  Vehicle Management System 
  258.             Tracks your vehicles, MPG, estimated service calls
  259.  
  260.        o  Personal Inventory System
  261.             Tracks your household items with depreciation tables
  262.  
  263.        o  Hours/Expenses/Miles system
  264.             Keeps track of billable hours, expenses and mileage for
  265.             business purposes.
  266.  
  267.    Please address all inquiries to:
  268.  
  269.        E Trujillo Software
  270.        PO Box 3992
  271.        Albuquerque, NM  87190-3992
  272.        (505) 881-3223
  273.        (505) 881-7781  (24 hour BBS system - 9600 Baud)
  274.